Finnpark-konsernin työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Finnpark Oy
Y-tunnus: 0155063-7

Finnpark Kiinteistö Management Oy
Y-tunnus: 3219975-5

Finnpark Parkisto Oy
Y-tunnus: 3455228-4

Finnpark Pysäköinti Oy
Y-tunnus: 3375899-3

Moovy Oy
Y-tunnus: 3375902-1

Osoite: PL 15, 33211 TAMPERE
Sähköposti: asiakaspalvelu@finnpark.fi

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään työnhakuun liittyviä tarpeellisia tietoja, joita ovat esimerkiksi

• rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, osoite, puhelin­numero, sähköpostiosoite, pankkitiliä koskevat tiedot, mahdollisen lähiomaisen tiedot

• rekisteröidyn ammattipätevyys ja osaamistiedot, kuten tutkinto- ja opiskelutiedot, kielitaito, it-taidot sekä muut työsuhteeseen liittyvät erityistaidot tai osaaminen

• rekisteröidyn työhistoriaan liittyvät tiedot, kuten työhistoria ja suosittelijat

• rekisteröidyn työnhakuprosessiin liittyvät tiedot, kuten työnhaun alkami- ja päättymisaika ja tapa, työnhaun hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, hakemuksista ja haastatteluista laaditut muistiot ja muistiinpanot, henkilöarviointiin liittyvät tiedot, jos tämä on tarpeellista haetun työtehtävän kannalta, työnhakijan käytettävissäoloa koskevat tiedot, lainsäädännön sallimat hankilöluottotiedot, työnhakijan työpaikkaa koskevat toiveet ja kiinnostuksen kohteet, sivutoimet ja luottamustehtävät ja näiden tietojen muutokset

• rekisteröidyn työhaussa lähettämä hakemus, ansioluettelo ja liiteasiakirjat

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet

Rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijan henkilötietoja työhakuprosessin ja siihen liittyvien asioiden hoitamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyperusteena on

• sopimuksen täytäntöönpanoa edeltävät toimenpiteet työnhakijan pyynnöstä (GDPR 6 artikla 1 b -kohta) silloin, kun henkilö hakee työpaikkaa ja hän itse toimittaa tietonsa työnantajalle, jotta työnantaja voi arvioida mahdollisen työsopimuksen tekemistä, jolloin työnantajan on välttämätöntä käsitellä esimerkiksi hakemusta, ansioluetteloa, koulutustietoja, työkokemusta ja haastattelumuistiinpanoja työsopimuksen tekemisen arvioimiseksi;

• työnantajan oikeutettu etu (GDPR 6 artikla 1 f -kohta) silloin, kun kyseessä on esimerkiksi rekrytointiprosessin dokumentointi, dokumentointi syrjintätilanteiden varalta tai hakijoiden vertailu ja

• työntekijän suostumus (GDPR 6 artikla 1 a -kohta) silloin, kun tiedot säilytetään tulevia rekrytointeja varten tai tietoja käsitellään työnhakijaviestinnän toteuttamiseksi.

Rekisterin tietojen käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa eikä tietoja käytetä rekisteröityjen profilointiin.

4. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri sisältää pääasiassa työnhakijan itsensä antamia tietoja. Tietoja voidaan rekisteröidyn suostumuksella kerätä myös erilaisista palveluista, joita työnhakija käyttää, kuten LinkedIn, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, kuten työnhakua tukevia palveluita tarjoavilta yrityksiltä tai viranomaisilta, kuten asiakastieto. Tietoja voidaan ilman rekisteröidyn suostumusta kerätä myös julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä.

5. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirto

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Henkilötietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.

Henkilötietoja ei luovuteta muutoin kuin edellä mainituissa tarkoituksissa, ellei lainsäädännöstä muuta johdu.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytetään palvelimella Euroopan Unionin alueella. Jos henkilötietoja siirretään Euroopan Unionin/Euroopan talousalueen (EU/ETA) ulkopuolelle, esimerkiksi palveluntarjoaja sijaitessa EU/ETA:n ulkopuolella, varmistaa rekiterinpitäjä, että tietojen siirto tapahtuu soveltuvien tietosuojasäännösten, kuten EU:n komission hyväksymien tietosuojan tason riittävyyttä koskevien päätösten puitteissa.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin sisältämien tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-asetuksen ja muiden tietosuojasäännösten säännöksiä ja periaatteita sekä viranomaisten määräyksiä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterin sisältämä sähköinen aineisto on talletettu tietokantoihin, joka on suojattu väärinkäytös- ja tunkeutumisyritysten estämiseksi palomuurein, salasanoin ja muilla yritystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla eritasoisilla teknisillä- ja sovellusratkaisuilla.

Sähköinen rekisteriaineisto sijaitsee kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Rekisterin käyttöä valvotaan käyttäjäkohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä ja alihankkijoilla on vaitiolovelvollisuus.

8. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai niin kauan kuin laki rekisterinpitäjältä sitä edellyttää.

Tietoja säilytetään kuitenkin enintään 2 vuotta työnhakuprosessin päättymisen jälkeen. Avoimia hakemuksia säilytetään kuitenkin 1 vuosi niiden vastaanottamisesta lukien.

Jos tietojen säilytysaikana ilmenee, että tietoja tarvitaan väärinkäytösepäilyjen selvittämistä tai oikeusprosessia varten, säilytetään henkilötietoja kuitenkin niin pitkään, kuin epäilyjen selvittäminen sitä vaatii tai kunnes tuomioistuinasia on lainvoimaisesti ratkaistu ja ratkaisu pantu täytäntöön.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin rekisterissä oleviin tietoihinsa veloituksetta kerran vuodessa. Tätä useammin tapahtuvasta tarkastusoikeuden käytöstä rekisterinpitäjä saa periä siitä aiheutuvan kohtuullisen ja välittömät kustannukset kattavan korvauksen. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee toimittaa rekisterinpitäjälle yllä mainituilla yhteystiedoilla. Ennen tietojen luovutusta rekisteröidyn henkilöllisyys tarkastetaan sen varmistamiseksi, että tietoja ei luovuteta muulle taholle kuin rekisteröidylle itselleen.

Jos rekisteröity havaitsee, että rekistereissä olevat henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai niitä on käsitelty rekisterin käyttötarkoituksen tai soveltuvan lainsäädännön vastaisesti, hän voi edellä mainittuja yhteystietoja käyttäen pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan, estämään, rajoittamaan tai poistamaan kyseiset henkilötiedot.

Lisäksi sillä, joka havaitsee, että hänen EU:n tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan on loukattu, on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille. Suomen kansallinen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Lintulahdenkuja 4, 00531 Helsinki
p. 029 566 6700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.