Finnpark-konsernin yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee yhteistyökumppaneidensa henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Finnpark Oy
Y-tunnus: 0155063-7

Finnpark Kiinteistö Management Oy
Y-tunnus: 3219975-5

Finnpark Parkisto Oy
Y-tunnus: 3455228-4

Finnpark Pysäköinti Oy
Y-tunnus: 3375899-3

Moovy Oy
Y-tunnus: 3375902-1

Osoite: PL 15, 33211 TAMPERE
Sähköposti: asiakaspalvelu@finnpark.fi

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään yhteistyökumppaneiden kanssa tehtävään yhteistyöhön liittyviä tarpeellisia tietoja, joita ovat yhteistyökumppanin edustajan tai yhteyshenkilön yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, asema yrityksessä, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työyksikkö ja esimies.

3. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri sisältää pääasiassa rekisterinpitäjän yhteistyökumppanin rekisterinpitäjälle antamia tietoja. Tietoja voidaan kerätä myös julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet

Rekisterinpitäjä käsittelee rekisterin sisältämiä henkilötietoja sopimussuhteiden valmistelemiseksi ja hoitamiseksi ja niiden hallintaa varten sopimusneuvotteluiden kuluessa sekä sopimussuhteen aikana. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään myös sopimussuhteiden dokumentaation hallintaa varten. Käsittelyperusteena on tällöin sopimuksen täytäntöönpanoa edeltävien toimenpiteiden hoitaminen ja sopimuksen täytäntöönpaneminen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, GDPR, 6 artikla 1 b -kohta).

Lisäksi käsittelyperusteena on asiakassuhteeseen taikka muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan rekisterinpitäjän oikeutettu etu (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, GDPR, 6 artikla 1 f -kohta).

Rekisterin tietojen käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa eikä tietoja käytetä rekisteröityjen profilointiin.

5. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirto

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille, ellei lainsäädännöstä muuta johdu.

Henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Henkilötietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytetään palvelimella Euroopan Unionin alueella. Jos henkilötietoja siirretään Euroopan Unionin/Euroopan talousalueen (EU/ETA) ulkopuolelle, esimerkiksi palveluntarjoaja sijaitessa EU/ETA:n ulkopuolella, varmistaa rekiterinpitäjä, että tietojen siirto tapahtuu soveltuvien tietosuojasäännösten, kuten EU:n komission hyväksymien tietosuojan tason riittävyyttä koskevien päätösten puitteissa.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin sisältämien tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-asetuksen ja muiden soveltuvien tietosuojasäännösten säännöksiä ja periaatteita sekä viranomaisten määräyksiä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaiset tekniset ja hallinnolliset tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojanvarmistamiseksi. Rekisterin sisältämä sähköinen aineisto on talletettu tietokantoihin, joka on suojattu väärinkäytös- ja tunkeutumisyritysten estämiseksi palomuurein, salasanoin ja muilla yritystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla eritasoisilla teknisillä- ja sovellusratkaisuilla. Sähköinen rekisteriaineisto sijaitsee kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Rekisterin käyttöä valvotaan käyttäjäkohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä ja alihankkijoilla on vaitiolovelvollisuus.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai niin kauan kuin laki rekisterinpitäjältä sitä edellyttää.

Tietoja säilytetään yhteistyökumppanin kanssa tehtävän yhteistyön ajan sekä enintään 10 vuotta yhteistyötä koskevan sopimuksen päättymisen jälkeen siltä osin kuin säilyttäminen on tarpeen sopimukseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos tietojen säilytysaikana ilmenee, että tietoja tarvitaan väärinkäytösepäilyjen selvittämistä tai oikeusprosessia varten, säilytetään henkilötietoja kuitenkin niin pitkään, kuin epäilyjen selvittäminen sitä vaatii tai kunnes tuomioistuinasia on lainvoimaisesti ratkaistu ja ratkaisu pantu täytäntöön.

Vanhentuneet tiedot korvataan ajantasaisilla viivytyksettä ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin rekisterissä oleviin tietoihinsa veloituksetta kerran vuodessa. Tätä useammin tapahtuvasta tarkastusoikeuden käytöstä rekisterinpitäjä saa periä siitä aiheutuvan kohtuullisen ja välittömät kustannukset kattavan korvauksen. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee toimittaa rekisterinpitäjälle yllä mainituilla yhteystiedoilla. Ennen tietojen luovutusta rekisteröidyn henkilöllisyys tarkastetaan sen varmistamiseksi, että tietoja ei luovuteta muulle taholle kuin rekisteröidylle itselleen.

Jos rekisteröity havaitsee, että rekistereissä olevat henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai niitä on käsitelty rekisterin käyttötarkoituksen tai soveltuvan lainsäädännön vastaisesti, hän voi edellä mainittuja yhteystietoja käyttäen pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan, estämään, rajoittamaan tai poistamaan kyseiset henkilötiedot.

Lisäksi sillä, joka havaitsee, että hänen EU:n tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan on loukattu, on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille. Suomen kansallinen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Lintulahdenkuja 4, 00531 Helsinki
p. 029 566 6700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.